En direct de l’amphi (8) – organisation et évaluation du temps

Hé, bienvenue dans l’amphi pour la suite du cours précédent (le 7, si vous suivez) que vous pouvez retrouver là : La notion de temps.

Gwen de FAIRYDESFOLIES et Mila de MILACREA sont aux manettes, vous êtes prêts ?

(Je dis je parce que j’écris = Gwen)

Aujourd’hui deux grands chapitres, l’organisation des temps et l’évaluation du temps nécessaire.

Attrapez le temps avec ces boucles libellule créée par Baboochka

Organisation DES temps

Il n’y a pas de secret, si vous voulez être efface et productif, le temps doit être votre allié et vous devez absolument apprendre à le gérer.

La première étape c’est de se définir des objectifs

Définissez d’abord votre activité de façon globale, donnez vous des échéances à plus ou moins long terme (demain je nettoie mes perles, mercredi je monte les boucles d’oreilles, jeudi je fais les colliers)

Ensuite vous devez classer les tâches dans l’ordre d’exécution.

Vous pouvez le faire au travail mais aussi dans votre vie privée.

Il y a 4 groupes, à vous de placer vos tâches dans le groupe qui vous convient.

La classification des tâches

La classification des tâches

Sachez qu’entre deux tâches urgentes et importantes il faudra commencer par celle qui demande le moins le temps. En effet le fait de boucler rapidement cette tâche vous enverra une bonne dose d’endorphines (satisfaction personnelle) qui vous boostera pour continuer votre travail avec entrain et motivation !

Apprenez à vous connaître ! Je suis capable de coudre le matin avant de boire ma tisane (on ne porte aucun jugement sur le petit dej des Fées, merci…) mais pour les articles de blogs et la compta, je suis beaucoup plus productive le soir. Je suis également incapable de travailler de façon correcte et épanouissante le dimanche.

Choisissez votre ambiance ! Que ce soit le ménage ou la couture, la création de bijoux ou la décoration d’une chambre d’enfant, certains ont besoin de silence total, d’autres ont besoin de musique ultra punchy (on en connaît chez les Fées qui bossent avec Rammstein) d’autres travaillent en suivant des formations pour booster leurs ventes (coucou Mila). Ces ambiances sont variables avec votre humeur, votre concentration et votre travail. Au moment où je vous écris j’écoute un reportage médical sur youtube, mais pour coudre, j’avoue qu’il m’arrive de mettre une playlist des slows des années 90 (on ne porte aucun jugement sur les musiques écoutées par les fées, merci) et pour le ménage, sans concession c’est du System of a Down ou, exceptionnellement Pink Floyd (bon, okay, des fois c’est les Rita Mitsuko, mais chut! j’ai une réputation à tenir)

Enfin, vous devez identifier les voleurs d’oranges de temps

Notez sur une journée ce qui vous ralenti, ce qui vous déconcentre, ce qui vous parasite. Voici par exemple ce que vous pouvez rencontrer :

  • téléphone qui sonne
  • visites imprévues
  • longueur des rendez vous, des réunions

Une fois identifiés, ces mangeurs de temps doivent êtres maîtrisés

  • filtrer vos appels, mettez vous sur répondeur
  • proposez des rencontres sur rendez vous, débranchez la sonnette
  • annoncez votre disponibilité, allez à l’essentiel

Pour vous aider, sachez qu’il y a des règles simples et basiques qui vous donneront dejà un sacré coup de pouce !

Avant de vous parlez des méthodes d’ordonnancement et de planification, il faut savoir évaluer le temps nécessaire.

ÉVALUER LE TEMPS NÉCESSAIRE

Il y a deux grandes méthodes pour améliorer la productivité

Le pendulage, méthode qui fonctionne avec un chronomètre, basique, qui évalue le temps nécessaire à l’exécution d’une tâche. Vous pouvez le faire vous même, c’est assez facile à mettre en place. Dans mon cas, une série de sacs type lunch pour rentrée scolaire en maternelle. Le premier m’a pris 1h40. J’en ai réalisé ensuite 4 de suite, je suis arrivée à une moyenne de 55 minutes par sacs.

Attention, formule mathématique :

Temps d’exécution moyen d’une tâche = temps global / nombre de tâches

C’est ce temps moyen qui va vous servir de base pour calculer également votre prix de revient lorsque vous faites une série de créations similaires.

Quand les tâches sont de durées très variables, sortez votre chronomètre :

  • temps minimal quand je suis très rapide (tmi)
  • temps habituel (observé au moins 2 fois) (th)
  • temps maximal quand je suis lente ou que je rate et recommence (tma)

Attention, nouvelle formule mathématique :

Temps d’exécution moyen d’une tâche = (tmi + 4th + tma) / 6

Le pendulage permet de fixer un temps de travail cohérent. Ainsi si vous avez calculé qu’il vous fallait 45 minutes pour faire une création, que vous devez en sortir 4 par jour, vous devez vous ménager un créneau de (attention, on va voir ceux qui suivent) 3h. (standing ovation)

C’est un élément précieux, surtout quand vous serez riche et célèbre et qu’on vous commandera beaucoup beaucoup de créations. Si on vous commande 100 créations pour le lundi, qu’on est vendredi, qu’il est 18h, ça veut quand même dire que vous devez trouver 75h de temps créatif. Je vous souhaite alors bonne chance.

L’auto-analyse permet de faire une constations de votre travail. elle est très pratique, surtout pour vous rendre compte de votre travail réel et productif, et oui, on peut avoir de sacrés surprises.

A vous alors de lister vos tâches, chaque tâche par activité, et du temps que ça vous prends sur un planning entier. Je prends un exemple tiré de mon activité personnelle.

auto analyse

auto analyse

Cela va vous aider à évaluer votre propre travail, voir où vous perdez du temps, sur quoi mettre l’accent et surtout à VALORISER votre création (surtout si vous y avez consacré presque 10h)

Bien sur ce tableau n’est qu’une des clés pour vous aider à organiser votre temps, parce que pour organiser votre temps il faut d’abord savoir quoi organiser, quelles tâches et combien de temps elles vous prennent.

Je vous donne rendez vous très vite pour le cours numéro 8 sur les outils d’ordonnancement (méthodologie de planification et compagnie)

 

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2 réflexions sur “En direct de l’amphi (8) – organisation et évaluation du temps

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